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Unter einem Warenwirtschaftssystem versteht man ein computergestütztes Verfahren, welches den Warenbestand sowie die Bewegungsdaten während der Warenflussteuerung erfasst. Warenwirtschaftssysteme werden nicht nur von großen Handelsketten, sondern inzwischen auch von kleinen und mittleren Unternehmen eingesetzt.
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Der Vorteil eines Warenwirtschaftssystems ist, dass es auf jedes Unternehmen angepasst werde kann. Unternehmen sind alle unterschiedlich und so verschieden die Anforderungen auch sein mögen, so einfach kann ein Warenwirtschaftssystem an das entsprechende System angepasst werden.
Beim Warenwirtschaftssystem unterscheidet man in der Regel zwischen Einkauf, Verkauf, Lager, Wareneingangssystem und Warenausgangssystem. Das Warenwirtschaftssystem hat die Aufgabe den Warenfluss zu steuern, kundenbezogene Daten zu erfassen und bereit zu stellen. Weiterhin soll es für die Rechnungslegung eingesetzt werden Mit einem Warenwirtschaftssystem kann auch die Inventur komplett erfasst und gesteuert werden. Schließlich liefert ein Warenwirtschaftssystem auch die verschiedenen Statistiken für jeden einzelnen Bereich.
Die Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem werden aus der Zielsetzung des Unternehmens abgeleitet. Neben der Dokumentation der physischen Warenströme und Warenbestände hat die Informationsfunktion einen sehr hohen Stellenwert. Es werden an ein Warenwirtschaftssystem folgende Anforderungen gestellt:
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Es muss in der Lage sein immer auf dem neuesten Stand zu sein
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Es muss ganz genau sein, damit man Erfolg und Misserfolg schnell erkennen kann
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Es muss jederzeit verfügbar sein
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Es müssen individuelle und kurzfristige Auswertungsmöglichkeiten mithilfe von geeigneten Statistiken geschaffen werden
Diese Tatsachen zeigen auf, dass ein Warenwirtschaftssystem keineswegs zu unterschätzen ist. Wichtig ist, dass man ganz genau weiß was man mit einem Warenwirtschaftssystem erreichen will. Dann ist es erst möglich, dass das System ganz genau an die Unternehmensabläufe angepasst werden kann.
Damit ist aber noch nicht genug. Ein Warenwirtschaftssystem muss auch von den Mitarbeitern erlernt werden. Der Mitarbeiter findet vor sich ein System, welches so komplex ist, dass es auf den ersten Blick nicht benutzt werden kann. Dies zeigt auf der einen Seite, dass mit diesem System sehr viele unterschiedliche Dinge bewerkstelligt werde können. Auf der anderen Seite zeigt das aber auch, dass Schulungen durchgeführt werden müssen, damit auch alle Mitarbeiter dieses System benutzen können.
Dies ist aber zum Glück nicht so schwer. Anbieter von Warenwirtschaftssystemen führen Schulungen auch im Unternehmen durch, um alle Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen. Dabei werden natürlich auch Case Studies und Gruppenarbeiten gemacht, damit das Wissen schon schnell in die Praxis umgesetzt werden kann.
